Bureautique, l’avenir est dans le nuage (2017)
Avec l’environnement de travail qui évolue aussi rapidement — qu’on pense au télétravail par exemple — les avantages des outils de bureautique dans le nuage apparaissent de plus en plus évidents.
Les applications cloud ont de plus en plus la cote auprès des entreprises, particulièrement les grands groupes et les multinationales. Google a révélé, lors du dévoilement de ses derniers résultats trimestriels, que plus de 3 millions d’utilisateurs payants sont désormais abonnés à la suite bureautique Google G Suite (anciennement appelée Google Apps for Work) !
Microsoft a également annoncé récemment que les ventes de la suite Office 365, ses propres applications dans le nuage, ont bondi de 47 % et que ces logiciels comptent maintenant plus de 25 millions d’abonnés.
Mais qu’en est-il de ces applications de productivité en ligne ? Quels sont les avantages pour les entreprises ?
Google G Suite, Microsoft Office 365
L’offre de Microsoft et ainsi que celle de Google comprennent toutes deux des outils familiers pour la grande majorité des utilisateurs : traitement de texte (Word et Docs), chiffrier (Excel et Sheets), présentations (Powerpoint et Slides) de même que des outils de communication (Outlook et Gmail) et de conférence (Skype et Hangouts).
Leurs principaux avantages résident d’abord et avant tout dans une gestion beaucoup plus simple, économique et optimisée des licences d’utilisation. Pour une entreprise par exemple, il n’y a plus aucune installation ni mise à jour à faire. Plus de licences à transférer ni de licences payées, mais non-utilisées parce que certains employés ont quitté l’entreprise par exemple. Le coût des suites bureautiques en ligne est établi à l’utilisation et il est toujours possible d’ajuster le nombre de licences en temps réel auprès du fournisseur cloud.
De plus, le stockage en ligne est également inclus afin de permettre l’archivage de n’importe quel type de document. À titre d’exemple, Microsoft offre 1 To d’espace de stockage en ligne avec chaque licence d’utilisation, ce qui est tout de même considérable !
La collaboration
Comme les suites bureautiques en ligne reposent sur une architecture cloud, elles permettent le partage ainsi qu’une accessibilité aux documents inégalés. Plus encore, la collaboration en direct sur un même document, qui semblait vraiment une utopie il y a quelques années à peine, est désormais une réalité. Les membres d’une même équipe peuvent donc travailler conjointement, au même moment sur un seul et même document. Les documents sont continuellement enregistrés dans le nuage et sont donc toujours à l’abri d’une perte due à un bris d’équipement ou un problème de connexion par exemple.
Cela signifie de plus que les documents deviennent accessibles sur tout type de plateforme en temps réel. Cette réalité fait en sorte qu’on puisse commencer un document sur un ordinateur portable, le poursuivre sur une tablette et enfin le terminer (ou à tout le moins l’approuver) sur son téléphone intelligent. Il s’agit d’un gros plus en termes de productivité.
La sécurité
Particulièrement dans le cas des applications cloud, les questions sur la sécurité surgissent constamment. Comment s’assurer que les données stockées en ligne ne tombent pas dans de mauvaises mains ?
C’est pourquoi à la fois Google et Microsoft ont fait de gros efforts pour sécuriser leurs suites bureautiques et gagner la confiance des entreprises. Lors du dévoilement des résultats, le chef de la direction de Google, Sundar Pichai, attribuait justement les récents succès de la plate-forme Google G Suite, particulièrement auprès des grandes entreprises, au haut degré de sécurité offert. Durant la dernière année, Microsoft a également repensé son approche de la sécurité et proposé une panoplie de nouveaux outils.
Adoption croissante
L’adoption des suites bureautique en ligne est en train de se faire à vitesse grand V ; selon certaines sources, 4 grandes entreprises sur 10 utilisent déjà ce type de suite bureautique dans le nuage ou encore sont en train de l’implanter. La mise à jour constante des applications et la gestion plus flexible font en sorte que de plus en plus de compagnies se tournent vers ces solutions. Selon M. Pichai, les applications présentement offertes ne sont qu’un début, puisque Google cherche constamment à élargir son écosystème de partenaires reliés à la G suite, notant que « nos clients apprécient notre réactivité à leurs besoins et même à leurs aspirations ».
Avec l’environnement de travail qui évolue aussi rapidement, qu’on pense au télétravail par exemple, les avantages des outils de bureautique dans le nuage apparaissent de plus en plus évidents.
On-line office tools will have you on cloud nine
Given today’s evolving work environment, including telework, the advantages of cloud-based work tools are that much more attractive.
Cloud applications are ever more popular with businesses, especially conglomerates and multinationals. During its latest quarterly earnings call, Google announced that over 3 million enterprises are now paying to use Google’s G Suite of office tools (formerly known as Google Apps for Work)!
Microsoft, for its part, recently announced that sales of its own cloud-bound application suite, Office 365, jumped by 47%, reaching 25 million subscribers.
What are these on-line productivity applications, and what are their advantages for enterprises?
Google G Suite, Microsoft Office 365
Both Microsoft’s and Google’s offerings are predicated on tools for everyday activities: Word and Docs for word-processing, Excel and Sheets for number-crunching, Powerpoint and Slides for presentations, Outlook and Gmail for communications and Skype and Hangouts for conferencing.
Their main attraction lies in simple, cheap and optimal user-licence management. Installations and updates are a thing of the past; so are licences that sit unused or that must be transferred when employees leave the company. The cost of on-line office suites is based on usage, which can be scaled up or down in real-time.
Better yet, cloud licences include on-line storage of any type of document. For example, Microsoft includes a whopping 1TB of storage space per licence!
Collaboration
Since on-line office suites are based on cloud architecture, they offer an unrivalled ease of file access and sharing. On-line, real-time collaboration on a single document, which was unimaginable just a few years ago, is now commonplace. All members of a team can now work together on a single document at the same time from different places. And since documents are saved in real-time on the cloud, they can’t be lost due to equipment failure or connection problems.
Furthermore, documents are accessible on all types of platforms in real-time. This means that you can start a document on your laptop, continue working on it on your tablet, and finish it (or at least approve it) on your smartphone. You can’t beat the cloud for productivity!
Security
But cloud applications also raise security concerns. How can you ensure that data stored on-line won’t fall into the wrong hands?
Google and Microsoft have worked hard to secure their on-line office suites and win clients’ trust. In fact, during the earnings call, Google’s CEO, Sundar Pichai, ascribed the Google G platform’s success with large enterprises to its high level of security. Over the last year, Microsoft has also retooled security and offered a slew of new tools.
Increasing Adoption
It seems to have paid off: companies are flocking to on-line office tools. Some sources say that 4 out of 10 large businesses are already using cloud-based tools or are in the process of implementing them. And no wonder, when the cloud takes on the chore of constant updates and offers greater flexibility to boot. According to Pichai, today’s cloud applications are just the beginning, since Google is constantly expanding its G suite partner ecosystem: “Our customers and partners are appreciating Google Cloud’s responsiveness to both their needs and aspirations”.
Given today’s evolving work environment, including telework, the advantages of cloud-based work tools are that much more attractive.